La scelta della piattaforma formativa con il modulo LMS più congeniale alle proprie esigenze richiede la configurazione più chiara possibile dei requisiti che la piattaforma stessa debba soddisfare. Non solo devono essere identificati i requisiti, ma anche tutte le persone che saranno coinvolte. Ovvero tutte le parti che saranno influenzate direttamente o indirettamente dall'introduzione di un LMS nell'azienda. Maggiore è la percentuale di soggetti identificati, maggiore è l'accettazione del nuovo LMS e quindi le possibilità di successo del progetto.

Pertanto, ha senso iniziare con l'identificazione di tutti i partecipanti prima di elencare una lista di requisiti. Tutti i soggetti interessati devono esserne inclusi nella compilazione, tenendo conto della rilevanza dei diversi gruppi di lavoro. La comparsa di requisiti sconosciuti e imprevisti, che verrebbero scoperti successivamente, a progetto avviato, e che porterebbero alla riconfigurazione o persino alla post-implementazione, creerebbe ritardi e costi aggiuntivi. Coinvolgendo tutte le parti, questo rischio può essere ridotto al minimo.

Naturalmente, i requisiti per un LMS sono sempre specifici per ogni cliente e variano in base al settore, alle dimensioni dell'azienda e agli scenari e contesti lavorativi. Le funzioni di base come la creazione del corso, la prenotazione del corso, i flussi di certificazione, la creazione di test e feedback, l'uso di un catalogo e la mappatura dei percorsi di apprendimento nel corso in programmi o moduli, sono praticamente obbligatori e dati per scontati e non fanno parte di questa top 10. L'articolo si concentrerà sull'integrazione del LMS nell'infrastruttura IT dell'azienda e sulla gestione per i suoi utenti.

1. Design responsivo / Applicazione mobile

In molte aziende, i dispositivi mobili come tablet o smartphone fanno ormai parte degli strumenti di lavoro. Anche se questo non dovesse essere il caso nella tua azienda, un LMS moderno dovrebbe offrire un'interfaccia utente reattiva in modo che tu possa offrire l'apprendimento mobile ai tuoi dipendenti in futuro. Un'app aggiuntiva per IOS e / o Android dovrebbe essere disponibile se determinati gruppi di utenti utilizzano principalmente lo smartphone.

È particolarmente importante prestare attenzione a quali funzioni offre l'applicazione e a quali ruoli è adatta. Ad esempio, uno studente dovrebbe essere in grado di riprodurre il suo contenuto di e-Learning mentre un supervisore dovrebbe essere in grado di avere una rapida panoramica del livello di apprendimento del suo personale.

2. Modello di hosting

Il modello di hosting definisce dove si trova il sistema e chi si occupa delle attività in background come backup, aggiornamenti e disponibilità del sistema. In questo caso, la politica aziendale può già stabilire se un sistema deve essere ospitato on-premise, ovvero dall'infrastruttura IT dell'azienda o se può trovarsi anche nel cloud in determinate condizioni di sicurezza. Il modello di hosting del fornitore deve soddisfare i requisiti aziendali. Pertanto, il proprio dipartimento IT deve essere interrogato e coinvolto al fine di chiarire i requisiti tecnici e coordinarsi con il fornitore LMS.

3. Privacy e sicurezza

La protezione dei dati sulla privacy è un criterio importante per la scelta di un LMS, in vista del regolamento generale sulla protezione dei dati UE-DSGVO o GDPR, che entrerà in vigore il 25 maggio 2018. La piattaforma LMS è conforme a tutte le direttive europee e nazionali? C'è qualche politica aziendale sulla privacy che dovresti prendere in considerazione? È possibile la cancellazione di un account utente compresi tutti i dati con un clic? Puoi anonimizzare i dati secondo necessità? È possibile implementare ruoli e gestione delle autorizzazioni in modo che i dati degli utenti siano protetti da accessi non autorizzati?

La piattaforma LMS dovrebbe essere in grado di colmare facilmente questi requisiti, in modo che non vi sia alcuna violazione dei dati personali quando utilizzati nelle aziende. Le linee guida per l'elaborazione dei dati conforme alla protezione dei dati secondo il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE sono disponibili qui.

4. Aggiornamenti e documentazione

Un requisito che non sembra essere essenziale ma che offre un valore aggiunto sul medio termine è la fornitura di aggiornamenti e documentazione dal provider LMS. Gli aggiornamenti devono essere effettuati regolarmente per garantire lo sviluppo continuo e la risoluzione dei problemi. Il fornitore deve comunicare gli aggiornamenti in tempo utile, in modo da poter pianificare i tempi di fermo, qualora presenti. Allo stesso modo, il fornitore deve documentare in maniera soddisfacente le funzioni dell'LMS, incluse le novità incluse negli aggiornamento, in modo che sia possibile comprenderle e, se necessario, testarle e utilizzarle direttamente.

5. Personalizzazioni

A seconda della complessità dei processi di apprendimento e della gamma di funzioni che si desideri utilizzare, sarà difficile trovare un sistema che soddisfi tutti i requisiti standard. Per alcuni requisiti, è possibile formulare soluzioni alternative, ma altre devono essere mappate esattamente come richiesto. Qui può essere utile se l'LMS consente un certo grado di personalizzazione. Con un supplemento una tantum, è possibile implementare delle modifiche che consentono di risparmiare tempo e costi durante il funzionamento. Gli aggiustamenti dovrebbero già essere stimati dal fornitore quando si sceglie l'LMS, in modo che questi possano essere inclusi nei costi totali.

6. API

Anche se sembra ovvio che un LMS debba offrire tutte le funzioni che coprono diverse aree di applicazione, è spesso più appropriato e anche necessario connettere altri sistemi tramite API (application programming interface, in italiano interfaccia di programmazione di un'applicazione) per poter sfruttare specifiche sinergie fra applicativi diversi. API standard come SMTP, SCORM, LDAP sono la base e dovrebbero essere soddisfatte da ogni LMS. Ulteriori implementazioni o un'API REST offrono anche la possibilità di connettere altri sistemi come GoToWebinar, Teamsystem o Activecampaign e di esternalizzarne le funzioni o combinarle tra loro.

7. Registro attività

Spesso, l'individuazione rapida e semplice di un corso o dell'intera storia formativa di un corsista è una delle ragioni principali per l'acquisizione di un LMS. Per questo motivo i report per il supervisore, che mostrano graficamente come il livello di apprendimento dei suoi dipendenti è aggiornato, sono ora una pratica comune.

Tuttavia, il registro delle attività diventa cruciale quando si scende nei dettagli. Per avere una panoramica sullo stato formativo, il concetto di formazione sviluppato all'interno dell'azienda è decisivo. Qual è la quota della formazione obbligatoria? In che misura l'impiegato può scegliere la propria formazione? Esistono percorsi di formazione e moduli di sviluppo ben definiti? Alcuni corsi di formazione devono essere ripetuti regolarmente? Tutti questi aspetti influenzano direttamente i requisiti di segnalazione: è qui che i report standard possono raggiungere rapidamente i loro limiti.

La cosa essenziale è che tu stesso come cliente possa selezionare le colonne e i filtri dei registri per mostrare esattamente le informazioni necessarie. È necessario che, qualora i dati cambino nel tempo, sia possibile adattare i registri in modo indipendente e direttamente, senza sforzi aggiuntivi.

8. Prenotazione automatica e conformità

Oltre alla preparazione del corso, il processo di prenotazione è un flusso di lavoro importante, che deve garantire criteri di usabilità ed efficienza. La scelta multipla dei partecipanti nel processo di prenotazione dovrebbe essere una funzione la cui presenza sia data per scontata, se non obbligatoria. Inoltre, anche la funzione di una prenotazione automatica basata su determinati criteri (ad esempio tutti i nuovi dipendenti o tutti i dipendenti di un determinato reparto) deve essere possibile. Ciò consente di risparmiare tempo nell'amministrazione e ridurre i costi. Lo stesso vale per i corsi di formazione che devono essere ripetuti regolarmente. Il sistema dovrebbe anche essere in grado di mappare automaticamente tali processi.

9. Attestati e certificazioni

Un punto che potrebbe non sembrare ovvio ma non meno importante è la gestione degli attestati. Documenti importanti per il successo dell'apprendimento dello studente e quindi anche per l'accettazione della piattaforma di apprendimento. Il certificato deve essere in grado di adattarsi graficamente e al testo inserito dall'azienda. Tutti i dati utente devono essere inseribili tramite simboli. Immagini di sfondo, loghi e altri elementi grafici devono poter essere aggiunti facilmente e rapidamente. Spesso l'editor è scomodo in quest'area e / o mancano i simboli giusti.

10. Social Learning

eLearning non significa solo la possibilità per lo studente di apprendere autonomamente e indipendentemente dalla posizione geografica, ma che abbia anche la possibilità di connettersi in rete e comunicare online. La piattaforma di apprendimento deve essere ottimizzata anche per offrire opportunità per raggiungere gli studenti e creare un gruppo. Che si tratti di videoconferenze, forum o chat, il partecipante deve anche essere in grado di stabilire un contatto personale con il docente o il collega al fine di scambiare opinioni, porre domande o semplicemente socializzare.

Conclusione

Questi sono 10 criteri da seguire per valutare una piattaforma LMS e che possono servire come primo orientamento nella sua scelta. PigrecoOS copre tutti i punti citati, offrendo una piattaforma solida, sicura e in cloud. Facile da usare e con licenze che si adattano dal piccolissimo centro di formazione a grosse associazioni nazionali. Scopri di più sul sito www.pigrecoos.it